Запит на інформацію до військової частини про надання копій (витягів) наказів та інших документів щодо проходження служби

Коли використовувати

Коли військовослужбовцю, колишньому військовослужбовцю або його представнику потрібні копії чи витяги з наказів (про зарахування, призначення, звільнення, виключення зі списків, нарахування виплат тощо) та інші документи частини для захисту своїх прав, зокрема для підготовки звернення чи позову. Якщо запит подає адвокат, текст адаптується під адвокатський запит.

Кому: Командиру військової частини [ВІЙСЬКОВА ЧАСТИНА] (через відповідальну особу з питань доступу до публічної інформації / канцелярію (діловодство) військової частини)

Поля у квадратних дужках заповніть своїми даними. Фрагменти «заповнює юрист» — для адвоката.

Командиру військової частини [ВІЙСЬКОВА ЧАСТИНА]
[АДРЕСА ВІЙСЬКОВОЇ ЧАСТИНИ / ПОШТОВА АДРЕСА ДЛЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ]
[АДРЕСА ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ ЧАСТИНИ, якщо відома]

Запитувач: [ПІБ]
[дата народження: ДАТА] (зазначається для ідентифікації особи в документах частини)
[військове звання, посада (у минулому — якщо звільнений)]
Поштова адреса: [АДРЕСА]
Електронна пошта: [EMAIL]
Телефон: [НОМЕР ТЕЛЕФОНУ]

ЗАПИТ НА ІНФОРМАЦІЮ
(відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»)

Я, [ПІБ], [проходжу / проходив] військову службу у військовій частині [ВІЙСЬКОВА ЧАСТИНА] з [ДАТА] [по ДАТА] на посаді [ПОСАДА], [військове звання].

Відповідно до статей 12, 13, 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації» прошу надати мені копії (витяги) таких документів, що перебувають у володінні військової частини:

1. Витяг з наказу командира військової частини про зарахування мене до списків особового складу та на всі види забезпечення [№ НАКАЗУ, якщо відомо] від [ДАТА, якщо відома].
2. Витяг (витяги) з наказу (наказів) про призначення мене на посаду (посади) [реквізити, якщо відомі].
3. Витяг з наказу про [звільнення з військової служби / виключення зі списків особового складу / ПІДСТАВА] [реквізити, якщо відомі].
4. Витяги з наказів щодо нарахування та виплати мені грошового забезпечення і додаткових виплат за період з [ДАТА] по [ДАТА] [зазначити конкретні виплати, якщо відомо].
5. [Грошовий атестат / довідку про нараховані та виплачені суми / інший документ — ЗАЗНАЧИТИ].
6. [ІНШИЙ ДОКУМЕНТ: вид, назва, реквізити або зміст — ЗАЗНАЧИТИ].

У разі якщо окремі документи містять інформацію з обмеженим доступом, прошу з урахуванням частини восьмої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації» надати витяги з цих документів у частині відомостей, що стосуються безпосередньо мене і доступ до яких не обмежено. У разі відмови в будь-якій частині прошу оформити її письмово з дотриманням вимог частини четвертої статті 22 зазначеного Закону: зазначити посадову особу, дату, мотивовану підставу відмови та порядок її оскарження.

Якщо військова частина не володіє якимось із зазначених документів, прошу відповідно до частини третьої статті 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» направити запит у відповідній частині належному розпоряднику інформації та одночасно повідомити мене про це.

Оскільки запитувана інформація стосується мене особисто, відповідно до частини четвертої статті 21 Закону України «Про доступ до публічної інформації» плата за копіювання та друк не стягується.

Відповідь прошу надати у строк, встановлений статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації», [на адресу електронної пошти: EMAIL / на поштову адресу: АДРЕСА / обидва способи — ОБРАТИ].

Додатки:
1. [Копія документа, що посвідчує особу, — за рішенням запитувача, див. поради із заповнення] — на [__] арк.
2. [Копія довіреності — якщо запит подає представник] — на [__] арк.
3. [ІНШЕ — ЗАЗНАЧИТИ] — на [__] арк.

[ДАТА]						____________ / [ПІБ] /
							(підпис)

--- ВАРІАНТ ДЛЯ АДВОКАТА (замінює шапку, перший абзац звернення та додатки) ---
Від: адвоката [ПІБ АДВОКАТА], свідоцтво про право на заняття адвокатською діяльністю № [НОМЕР] від [ДАТА], [АДРЕСА РОБОЧОГО МІСЦЯ], [EMAIL], [ТЕЛЕФОН]
АДВОКАТСЬКИЙ ЗАПИТ
На підставі пункту 1 частини першої статті 20 та статті 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», з метою надання правничої допомоги клієнту [ПІБ КЛІЄНТА] (ордер серії [__] № [__] від [ДАТА]) прошу надати копії (витяги) таких документів: [перелік, як у пунктах 1–6]. Відповідь прошу надати у строк, встановлений частиною другою статті 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».
Додатки: 1. Посвідчена адвокатом копія свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю. 2. Посвідчена адвокатом копія ордера.

Як заповнити

• Описуйте документи максимально конкретно: вид (наказ, витяг, атестат, довідка), предмет, період і реквізити, якщо їх знаєте. Якщо реквізити невідомі, достатньо загального опису (п. 2 ч. 5 ст. 19). Невиконання вимог ч. 5 ст. 19 є підставою для відмови.
• Обов'язково вкажіть поштову адресу або e-mail, поставте підпис і дату: це обов'язкові реквізити письмового запиту.
• Пояснювати мету запиту не потрібно (ч. 2 ст. 19). Додайте лише відомості, потрібні частині для пошуку документів: ПІБ, дату народження, період служби, посаду.
• Просіть саме «витяги» з наказів у частині, що стосується вас. Це зменшує ризик відмови через наявність у наказі відомостей щодо інших осіб чи службової інформації (ч. 8 ст. 6).
• Посилання на ч. 4 ст. 21 щодо безоплатності залиште, навіть якщо сторінок більше десяти: інформація стосується вас особисто.
• Не вимагайте 48-годинного строку без реальної підстави: таке клопотання має бути обґрунтованим (ч. 3 ст. 20).
• Зберігайте докази дати отримання запиту і дати отримання відповіді та документів. За практикою Верховного Суду (справи № 200/7426/25, № 240/18269/25, № 340/8402/25) дата отримання документа про нараховані та виплачені суми (наприклад, грошового атестата) може бути важливою для визначення строку звернення до суду. Тому запит варто подавати без зволікання.
• Якщо відповідь не надійшла, надійшла не по суті або з неповним переліком документів, зафіксуйте це: такі дії можна оскаржити до керівника, вищого органу або суду (ст. 22, 23).

Що додати

• Для запиту фізичної особи додатки законом не вимагаються: обов'язкові реквізити запиту визначені ч. 5 ст. 19 ЗУ «Про доступ до публічної інформації».
• Копія документа, що посвідчує особу, або військового квитка — за бажанням запитувача, щоб частина могла ідентифікувати особу, якої стосуються документи (див. lawyer_check).
• Копія довіреності — якщо запит подає представник, який не є адвокатом.
• Для адвокатського запиту: посвідчені адвокатом копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю та ордера (або доручення органу з надання безоплатної правничої допомоги). Вимагати інші документи забороняється (ч. 1 ст. 24 ЗУ «Про адвокатуру та адвокатську діяльність»).

Як подати

• Поштою (рекомендований лист з описом вкладення та повідомленням про вручення). Зберегти опис, фіскальний чек і повідомлення про вручення: дата вручення є днем отримання запиту, від якого рахується строк.
• Електронною поштою на офіційну адресу військової частини (ч. 3 ст. 19 ЗУ «Про доступ до публічної інформації»). Зберегти скриншот відправлення та, за можливості, підтвердження отримання чи реєстрації.
• Особисто через канцелярію (діловодство) частини, у двох примірниках. На другому примірнику отримати відмітку про прийняття з датою, вхідним номером, посадою та підписом особи, яка прийняла запит.
• Через відповідальну особу з питань доступу до публічної інформації (ст. 16), якщо вона визначена. Попросити повідомити реєстраційний номер запиту.

Строки

Що має перевірити юрист